Warto na bieżąco gromadzić dokumentację potwierdzającą świadczenie usług
Transakcje usługowe stanowią około 30% ogółu zdarzeń raportowanych przez podatników w latach 2020-21. Do najczęściej badanych przez organy usług należą usługi niematerialne (takie jak: usługi księgowe, doradcze i prawne). Jako, że usługi te najczęściej nie wiążą się z konkretnym materialnym i namacalnym efektem powoduje to znaczne problemy z weryfikacją ich zasadności ekonomicznej oraz rynkowości realizowanej transakcji – wynika z danych opublikowanych przez Ministerstwo Finansów.
Podczas kontroli organ skupia się na ocenie, czy ceny stosowane między powiązanymi podmiotami są zgodne z warunkami rynkowymi oraz czy odzwierciedlają rzeczywiste korzyści i wartości płynące z usług. Podatnicy proszeni są o:
- dowody potwierdzające wykonanie usług,
- potwierdzenie rynkowego poziomu wynagrodzenia (w tym: bazy kosztowej i kluczy alokacji),
- określenie związku tych usług z osiąganymi przychodami.
W sytuacji, gdy organ stwierdzi, że przedłożone dowody nie są wystarczające do jednoznacznego uznania, że usługi faktycznie zostały wykonane, może wyłączyć te koszty w części lub całości z kosztów uzyskania przychodu.
Warto zatem, wcześniej dokonać analizy korzyści jakie będą płynąć z zakupu usług i zacząć gromadzić dowody potwierdzające ich wykonanie przygotowując tzw. benefit test. Należy przy tym pamiętać, iż test ten to nie tylko dowody wykonania usługi, ale także rozpoznanie realnych korzyści wynikających ze współpracy w grupie kapitałowej.
Istotne jest, aby podatnik na bieżąco gromadził dokumentację potwierdzającą świadczenie usług. W trakcie kontroli organy nie ograniczają się do dokumentów potwierdzających efekt prac (raporty czy opinie), ale proszą również o materiały robocze, korespondencję projektową czy ewidencje czasu pracy. W związku z tym, że kontrola może dotyczyć okresu sięgającego nawet 6 lat wstecz, to gromadzenie materiałów po kilku latach może okazać się problematyczne i czasochłonne, dlatego warto wcześniej zająć się tym tematem i usprawnić omawiany proces, przygotowując odpowiednią procedurę w formie polityki czy instrukcji.
Co z niepowiązanymi
Należy pamiętać, że zagadnienie benefit testu dotyczy również transakcji z podmiotami niepowiązanymi. Także w ich przypadku podatnik musi wykazać rynkowość wynagrodzenia, faktyczne wykonanie usługi oraz jej związek z osiąganym przychodem lub zabezpieczeniem źródła przychodu. Również w tym przypadku brak odpowiednich dowodów świadczenia usług może spowodować ich wyłączenie w części lub całości z kosztów uzyskania przychodu.
– Chociaż benefit test z reguły nie jest wymagany przepisami (wyjątek to transakcje z podmiotami z rajów podatkowych), może on przynieść wiele korzyści. Przygotowanie takiego dokumentu pozwala zaoszczędzić czas związany z poszukiwaniem danych dotyczących transakcji realizowanych kilka lat wstecz, ograniczyć koszty związane z kontrolą oraz daje sygnał administracji skarbowej, że podatnik prowadzi transparentną strategię podatkową – podsumowuje Rafał Boguszewski z Thedy & Partners.