KSeF 2026: obowiązkowy system e-faktur wymusi zmiany w umowach i procedurach firm
Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy. To rewolucja nie tylko w księgowości i systemach IT, ale także w relacjach biznesowych. Firmy muszą przygotować się na audyt umów i procedur, aby uniknąć sporów i ryzyk podatkowych.
Nowe przepisy wprowadzające obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zaczną obowiązywać 1 lutego 2026 roku. Zmiana ta dotknie nie tylko działów księgowych, ale również całej sfery współpracy między przedsiębiorcami a ich kontrahentami i biurami rachunkowymi.
Jak podkreśla Cezary Madeka, doradca podatkowy i manager w zespole VAT w Thedy & Partners, przedsiębiorcy muszą już dziś zaplanować kluczowe modyfikacje:
-
zmianę zapisów dotyczących wysyłki i odbioru faktur,
-
ustalenie, czy podstawą płatności będzie wyłącznie faktura wystawiona w KSeF,
-
doprecyzowanie zakresu danych oraz procedury akceptacji faktur,
-
aktualizację terminów płatności w świetle nowych regulacji.
Brak odpowiednich ustaleń w umowach może prowadzić do niejasności i sporów, np. w sytuacji, gdy kontrahent wystawi fakturę poza KSeF. Takie przypadki mogą generować ryzyko podatkowe i zakłócać płynność rozliczeń.
Eksperci podkreślają, że to najlepszy moment na audyt procedur, analizę ryzyk oraz aktualizację umów z kontrahentami i biurami rachunkowymi. Dobre przygotowanie pozwoli zminimalizować problemy w momencie wejścia systemu w życie.