Faktury scamowe w KSeF – co warto wiedzieć?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie służące do wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Warto jednak pamiętać, że system nie umożliwia akceptacji ani odrzucenia faktury po jej wystawieniu przez sprzedawcę. Oznacza to, że każda faktura przesłana przez wystawcę trafia automatycznie do nabywcy – niezależnie od tego, czy transakcja rzeczywiście miała miejsce. Aby chronić podatników przed nadużyciami, wprowadzono mechanizm zgłaszania tzw. faktur scamowych, czyli dokumentów, które mogą być efektem oszustwa.
Kiedy można zgłosić fakturę jako scamową?
Zgłoszenie jest możliwe, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie, że faktura:
-
pochodzi od podmiotu, z którym nabywca nigdy nie współpracował,
-
dokumentuje transakcję, która faktycznie nie miała miejsca,
-
została wystawiona przez firmę nieistniejącą w oficjalnych rejestrach (CEIDG, KRS, wykaz podatników VAT).
Ważne: nie należy zgłaszać faktur dotyczących rzeczywistych transakcji, nawet jeśli pojawia się spór co do ich wartości lub jakości świadczenia. Takie przypadki nie stanowią podstawy do oznaczenia faktury jako scamowej.
Cel funkcji – ochrona uczciwych podatników
Funkcja zgłaszania faktur scamowych ma na celu ograniczenie nadużyć, takich jak wystawianie pustych faktur, transakcje karuzelowe czy wyłudzenia podatku VAT. To rozwiązanie ma wspierać uczciwych podatników, którzy mogą nieświadomie otrzymać nierzetelny dokument.
Jak zadbać o bezpieczeństwo w KSeF?
KSeF nie generuje automatycznych powiadomień o nowych fakturach – również tych potencjalnie nieprawidłowych. Dlatego przedsiębiorcy powinni zadbać o to, aby ich systemy finansowo-księgowe umożliwiały:
-
regularne sprawdzanie faktur dostępnych w KSeF,
-
automatyczne porównywanie danych sprzedawców z wewnętrzną bazą kontrahentów.
Równocześnie warto wdrożyć procedury kontroli obiegu dokumentów oraz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za weryfikację poprawności faktur. Takie działania znacząco zwiększają bezpieczeństwo finansowe i ograniczają ryzyko związane z potencjalnymi nadużyciami.
Więcej informacji na temat funkcjonowania KSeF i ochrony przed fakturami scamowymi udziela
Łukasz Woźniak (lukasz.wozniak@thedy.pl) z zespołu Thedy & Partners.