Czy Twoje B2B przejdzie kontrolę PIP? Nadchodzące zmiany w praktyce

Spotkanie odbędzie się 31 marca (wtorek)
Godz. 11:00 – 12.00
Webinar poprowadzą eksperci Thedy & Partners, którzy:

• Opiszą główne założenia ustawy zwiększającej uprawnienia PIP
• Wskażą jakie nowe narzędzia otrzymają inspektorzy pracy
• Podpowiedzą, jak organy typują podmioty do kontroli, jakie sygnały mogą zwiększyć prawdopodobieństwo kontroli i jakie są najczęstsze obszary zainteresowania inspektorów
• Zaprezentują obecne stanowisko organów dotyczące współpracy B2B
• Pokażą, które elementy współpracy mogą prowadzić do reklasyfikacji i jakich rozwiązań organizacyjnych warto unikać

Prowadzący
Marta Dominiak-Sporna
Doradczyni Podatkowa, Dyrektorka, Thedy & Partners

Mateusz Lasak
Doradca Podatkowy, Manager, Thedy & Partners

Współpraca B2B przez lata była dla wielu firm wygodnym rozwiązaniem. Dawała elastyczność, ograniczała formalności i dobrze pasowała do pracy specjalistów, konsultantów czy osób realizujących konkretne projekty.

Problem zaczyna się wtedy, gdy B2B istnieje tylko na fakturze, a w praktyce wygląda jak zwykły etat.

To właśnie takie relacje coraz uważniej obserwują Państwowa Inspekcja Pracy, ZUS i administracja skarbowa. Planowane zmiany nie oznaczają końca B2B, ale jasno pokazują, że firmy będą musiały lepiej uzasadnić, dlaczego dana osoba jest kontraktorem, a nie pracownikiem.

PIP ma dostać mocniejsze narzędzia

Najważniejsza zmiana dotyczy możliwości reklasyfikacji umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B na stosunek pracy.

Według omawianej ustawy inspektor PIP nie będzie jednak od razu zmieniał B2B w etat. Najpierw ma wydać polecenie usunięcia naruszeń. Firma będzie mogła dostosować relację, poprawić zasady współpracy albo zawrzeć umowę o pracę.

Dopiero gdy takie polecenie nie zostanie wykonane albo zostanie wykonane tylko częściowo, okręgowy inspektor pracy będzie mógł wydać decyzję o ustaleniu istnienia stosunku pracy.

To ważne, bo daje firmie czas na reakcję. Ale nie warto traktować tego jak komfortowego bufora. Jeżeli relacja od dawna wygląda jak etat, kontrola może uruchomić dużo większy problem.

Sama umowa nie obroni B2B

Dobrze napisana umowa jest ważna, ale nie wystarczy. Organy będą patrzeć na to, jak współpraca wygląda naprawdę.

Jeżeli kontraktor pracuje w stałych godzinach, musi być codziennie w biurze, raportuje przełożonemu, korzysta z firmowego systemu urlopowego i jest traktowany tak samo jak pracownik, to sama faktura niewiele pomoże.

B2B musi mieć cechy realnej współpracy biznesowej. Kontraktor powinien mieć samodzielność, odpowiadać za efekt pracy, ponosić ryzyko gospodarcze i mieć możliwość współpracy z innymi klientami.

Im więcej podporządkowania, tym większe ryzyko uznania relacji za stosunek pracy.

Ryzyko nie kończy się na PIP

W całej dyskusji łatwo skupić się wyłącznie na Państwowej Inspekcji Pracy. Tymczasem większe konsekwencje finansowe mogą pojawić się po stronie ZUS i skarbówki.

Jeżeli umowa B2B zostanie zakwestionowana za kilka lat wstecz, firma może mierzyć się z zaległymi składkami, podatkami, odsetkami i dodatkowymi roszczeniami. Przy jednym kontraktorze zarabiającym kilkanaście tysięcy złotych miesięcznie skala zaległości może iść w setki tysięcy złotych.

To pokazuje, że problem nie polega wyłącznie na ewentualnej karze. Najbardziej bolesne mogą być rozliczenia za przeszłość.

Kontrole będą coraz lepiej celowane

Organy mają coraz więcej danych. KSeF, JPK, informacje z ZUS, dane podatkowe i faktury wystawiane regularnie na jeden podmiot pozwalają szybciej wychwycić ryzykowne modele współpracy.

Na radarze mogą znaleźć się szczególnie firmy, w których pracownicy masowo przeszli na B2B, kontraktorzy wystawiają faktury tylko jednemu klientowi albo wykonują zadania w sposób bardzo podobny do pracowników etatowych.

Do tego dochodzą skargi. PIP od dawna reaguje na zgłoszenia od pracowników, zleceniobiorców i kontraktorów. A im więcej mówi się o nowych uprawnieniach inspekcji, tym większa świadomość osób współpracujących z firmami.

Kiedy B2B robi się niebezpieczne

Największe ryzyko pojawia się tam, gdzie firma sama zaciera granicę między pracownikiem a kontraktorem.

Problemem mogą być między innymi:

• stałe godziny pracy,
• obowiązkowa obecność w biurze,
• bieżące polecenia przełożonego,
• firmowy system urlopowy,
• płatne nieobecności podobne do urlopu,
• brak możliwości pracy dla innych klientów,
• brak odpowiedzialności za rezultat,
• zakaz korzystania z podwykonawców,
• ocenianie kontraktora razem z pracownikami.

W praktyce znaczenie ma nawet język. Jeżeli wobec kontraktorów firma używa pojęć takich jak „urlop”, „przełożony”, „grafik” czy „wniosek urlopowy”, sama buduje obraz relacji pracowniczej.

Szczególna ostrożność przy menedżerach i zarządach

Osobnym ryzykiem są kontrakty B2B dla osób zarządzających. Dotyczy to członków zarządu, dyrektorów, menedżerów i kierowników.

Jeżeli ktoś faktycznie zarządza zespołem, częścią firmy albo podejmuje decyzje typowe dla kadry kierowniczej, sama działalność gospodarcza i faktura mogą nie wystarczyć. W takich przypadkach przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe mogą być dużo mniej korzystne, niż zakłada firma.

To jeden z obszarów, który warto sprawdzić w pierwszej kolejności.

Co warto zrobić teraz

Firmy nie powinny czekać na kontrolę. Lepiej wcześniej sprawdzić, czy obecne relacje B2B są do obrony.

Taki przegląd powinien objąć nie tylko umowy, ale też codzienną praktykę. Trzeba sprawdzić, kto wydaje polecenia, jak wygląda raportowanie, czy kontraktor ma swobodę działania, czy może pracować dla innych klientów i czy firma dokumentuje efekty wykonanych usług.

Warto też przeszkolić osoby, które na co dzień współpracują z kontraktorami. Często to nie sama umowa tworzy problem, ale sposób zarządzania relacją.

B2B nadal jest możliwe, ale musi być prawdziwe

Nowe podejście PIP nie oznacza, że firmy mają rezygnować z B2B. Oznacza raczej koniec pobłażliwości dla fikcyjnego samozatrudnienia.

Jeżeli kontraktor działa jak niezależny przedsiębiorca, ma swobodę, ponosi odpowiedzialność i realizuje konkretne usługi, taka współpraca nadal może być bezpieczna. Jeżeli jednak B2B jest tylko inną nazwą dla etatu, ryzyko będzie rosło.

Dlatego warto uporządkować umowy i praktykę współpracy zanim zrobi to inspektor, ZUS albo urząd skarbowy.

Jeżeli chcesz sprawdzić, czy Twoje kontrakty B2B są bezpieczne i jak przygotować firmę na ewentualną kontrolę, skontaktuj się z nami. Przeanalizujemy umowy, ocenimy realny sposób współpracy i wskażemy, co warto poprawić, zanim pojawi się problem.