KSeF: Uważaj na wizualizację e‑Faktury. PDF może zostać uznany za… drugą fakturę.
Najnowsza interpretacja Dyrektora KIS potwierdza, że wizualizacja e‑Faktury (PDF) może zostać potraktowana jako odrębna faktura, jeśli choć minimalnie różni się od danych zawartych w pliku XML z KSeF. To rodzi realne ryzyko podwójnego VAT na podstawie art. 108 ustawy o VAT.
Dlaczego PDF z wizualizacją e‑Faktury może być uznany za osobną fakturę?
Dyrektor KIS wskazał, że nawet drobne różnice pomiędzy wizualizacją (PDF) a strukturą e‑Faktury (XML) mogą prowadzić do uznania PDF za odrębny dokument sprzedaży. Dotyczy to w szczególności:
-
różnic w prezentacji danych na wizualizacji (PDF) vs. w e‑Fakturze (XML),
-
dodatkowych elementów pojawiających się na wizualizacji, które nie występują w strukturze FA(3) i mogą wprowadzać odbiorcę w błąd.
Co to oznacza dla firm? Kluczowe ryzyka
1. Ryzyko podwójnego VAT (art. 108 ustawy o VAT)
Jeśli PDF zostanie uznany za osobną fakturę, może powstać obowiązek zapłaty VAT z obu dokumentów.
2. Odpowiedzialność za zgodność wizualizacji z XML
Wizualizacja e‑Faktury musi być 1:1 zgodna z danymi merytorycznymi zawartymi w strukturze FA(3) z KSeF. Każde odstępstwo merytoryczne – pominięcie danych, zmiana prezentacji, dodatkowe elementy – może zostać uznane za stworzenie nowego dokumentu.
3. Konieczność aktualizacji szablonów PDF
Firmy powinny zweryfikować, czy ich systemy generujące wizualizacje e‑Faktur:
-
prezentują dane zgodnie z FA(3),
-
nie dodają elementów niewystępujących w XML,
-
nie zmieniają kolejności lub formy prezentacji danych transakcyjnych.
Rekomendacje dla przedsiębiorstw
-
przeprowadzenie audytu zgodności wizualizacji e‑Faktur z FA(3),
-
aktualizacja szablonów PDF w systemach finansowo‑księgowych,
-
weryfikacja procesów obiegu dokumentów, aby uniknąć ryzyka podwójnego fakturowania.
Potrzebujesz wsparcia w obszarze KSeF?
Skontaktuj się z Łukaszem Woźniakiem: lukasz.wozniak@thedy.pl
Thedy & Partners – eksperci w cyfryzacji podatkowej i KSeF.